第四章　秘书办公室礼仪 课件(共47张PPT)- 《秘书礼仪（第二版）》同步教学（劳保版·2020）

(课件网) 案例引导 小李是 A 公司的秘书，她习惯于每天提前十五分钟到办公室。周一早上，她刚进办公室，负责打扫卫生的王阿姨慌里慌张地跑过来告诉小李，早上她来办公室打扫卫生时发现销售部的计算机、打印机、传真机等所有的办公设备都没关，但不知道周五是谁走得最晚。小李听后，赶紧来到销售部办公室，查看相关的办公设备特别是计算机有没有损坏，还好，似乎没有出现异常。小李想，今天应该向办公室建议组织一次办公设备使用礼仪的培训。 想一想： 1. 小李的同事错在哪里？ 2. 说一说你所知道的办公设备使用礼仪。 第一节 办公室布置礼仪 一、办公桌的布置礼仪 二、文件柜的布置礼仪 三、电话机的布置礼仪 四、办公环境的布置礼仪 一、办公桌的布置礼仪 1.秘书的办公桌桌面应保持干净、整洁，物品的摆放要井然有序。 2.各种不常用的书籍和办理完的文件材料，应根据日期和内容装订起来整齐地放置在抽屉或文件柜中。 3.下班时，除台式计算机和少量可放置在桌面上的物品（正在处理的工作资料、笔筒、便笺、常用的书和资料）以外，其他物品和资料都应收起来或放入抽屉中。 二、文件柜的布置礼仪 文件柜内的文件要及时清理、归档，建立目录，使之系统化、条理化。一些重要的文件、清单、保险单、账簿等，应放置在保险柜里，以防泄密和遗失。所有的商务文件和票据，工作人员均不得私自带出办公室。 三、电话机的布置礼仪 摆放办公室电话机时，应以便于接听为原则。通常电话机应摆放在办公桌的右前边缘；如果几部电话机同时摆放在一张办公桌上，应把它们放在办公桌的左右前边缘。电话机要避免落满尘土或沾染污垢，秘书应经常清理、擦拭。 四、办公环境的布置礼仪 1.办公室的地面要保持清洁。 2.办公室的装饰要符合企业自身的特色，可在墙壁上悬挂一些字画和工艺品作为装饰。 3.办公室的门不要关闭过紧，也不能用布帘遮挡，以免来访者误以为室内无人办公。如果夏天开空调必须关门时，应在门口悬挂“正在上班中”的提示牌。 4.如果办公室宽敞，可放置绿色植物装点办公室，但一般不放置盛开的鲜花。 5.办公室的窗户要经常打开换气，以保持工作场所的空气清新。 第二节 办公室人际交往礼仪 一、秘书与上司相处的礼仪 二、秘书与同事相处的礼仪 三、创造办公室良好人际关系的技巧 一、秘书与上司相处的礼仪 1. 与一位上司相处的礼仪 （1）适应上司的工作习惯 （2）与上司保持适当的距离 2. 与多位上司相处的礼仪 （1）从工作出发，尽力维护上司的威信与上司之间的团结，思想上或情感上均不可表现为倾向于某一位上司。 （2）当上司之间产生分歧时，应从工作角度出发，协助沟通，维护上司之间的团结。 二、秘书与同事相处的礼仪 1. 尊重同事 2. 关心同事 3. 不议论同事的隐私 4. 主动道歉 三、创造办公室良好人际关系的技巧 1. 委婉向上司陈述意见 三、创造办公室良好人际关系的技巧 1. 委婉向上司陈述意见 2. 虚心吸取其他同事成功的经验 3. 主动对新同事提供善意的帮助 4. 保持乐观向上的心态 一、进出门礼仪 二、乘坐电梯的礼仪 三、上下楼梯的礼仪 四、到他人办公室拜访的礼仪 一、进出门礼仪 确定进出门顺序的基本原则为：职位低的人为职位高的人开门，男士为女士开门，主人为客人开门。秘书在陪同上司或客人进出房门时，应按照基本原则视门的情况随机应变地为对方开门。无论进出哪一类的门，在接待引领时，运用的手势要规范，同时结合使用“您请”“请走这边”“请各位小心”等提示语。 二、乘坐电梯的礼仪 1. 注意安全 （1）随客人或上司来到电梯门前时，应先按电梯开门按钮。 （2）当电梯关门时，不要抢时间扒门或者强行挤进、挤出。 （3）电梯人数接近超载时，不要心存 ... ...