(
课件网) 文书礼仪 第八章 文书礼仪的基本要求 01 01 文书礼仪的基本要求 1.文书格式规范 文书的写作和运用是一件既严肃又重要的事，必须谨慎待之。写作文书和其他应用文体一样，既要注意一定的格式，又要讲究效率。 各种文书都有其固定的格式，这些固定格式有法定的，也有约定俗成的。研究文书的格式，既有助于区分文种功能，认清各类文书的不同功用，也有助于掌握不同文书在写作上的异同，使得在写作时安排结构、遣词造句、驾驭情感能够得心应手。 此外，写作文书时还要遵守行文礼仪，首先要注意文书标题的严肃性，不要任意省略，以免造成对方在文种理解上的困惑；其次要尽量把事实和背景交代清楚，以便对方阅读和领会；最后要注意行文关系，平行或不相隶属的机关单位之间，应当使用平行的文书，而不可使用上行或下行的文书。 写作和发送文书必须及时迅速，讲求实效，要快中求好，否则一旦耽误，会造成不必要的损失。 01 文书礼仪的基本要求 2.文书内容坦诚、真挚 无论是从交际目的还是交际情景来说，文书中的感情真挚都是重要因素，以诚待人是一切社交之本。面对交际对象提笔行文时，只有尊敬对方、态度热诚、言辞恳切，才能以真诚打动人，以热诚感染人，才能得到“精诚所至，金石为开”的效果。 在文书中，要想将真情实感充分地表现出来，要通过生动的叙事、形象的描绘、精妙的议论和恰当的抒情，让对方犹如身临其境，顿悟其理，以达成双方情感的沟通。需要指出的是，在文书行文时应该注意分寸：尊重自己，平等相待，不谄媚，不因对方身份高而自轻自贱；尊重对方，以礼待人，不傲慢，不因对方身份低微而怠慢。 01 文书礼仪的基本要求 3.文书风格庄重、典雅 文书大多用在庆典、祝贺、迎送、吊唁等场合，特殊的功能和语境，决定了它必须庄重、典雅才能达到求真、求善、求美的行为目的，从而创造出愉快和谐的氛围。 庄重既表现出作者行文时的态度，也反映出作者的价值取向。从态度的层面上看，文明清新的文风及谦谦君子的格调，显示出作者的道德修养，敬语、谦辞，尤其是礼仪用语的恰当运用，能产生愉悦性互动；从价值层面上看，文书必须表现出积极向上的价值取向。这些都是与整个活动的氛围相协调、相一致的。 要达到典雅的语言境界，不仅要根据不同的活动内容和表达思想的需要，用语准确、注意修辞、讲究辞章，做到笔下生辉、恰到好处，而且要根据不同的交际对象的层次，如职位层次、文化层次、年龄层次，适当选用精辟的文言词语，以及贴切的交际语言和得体的祝颂语，以显示庄重、典雅之美。 信函礼仪 02 02 信函礼仪 商务信函 1.商务信函的要求 （1）完整 在书写商务信函时，为了避免传输错误信息，务必使其基本内容完整无缺，应准确到具体日期。一般要求写明何月何日，必要时还须写明何年何月何日何时。 在书写信封时，双方的邮编不可缺少。另外，在书写收信人及发信人地址时，要力求完整，不宜采用简称。这样方能确保书信被及时送达，或者因故被退还时不至于丢失。 （2）清楚 在书写商务信函时，字迹必须清晰可辨。要做到这一点，需注意以下几个方面。 （1）字迹要清楚，切勿乱涂乱改。 （2）要选择耐折、耐磨、吸墨、不涸、不残、不破的信纸和信封，切勿不加选择，随意选用。 （3）在商务信函中叙事表意时，要层次分明、条理清楚、有头有尾，切忌天马行空、不知所云。 02 信函礼仪 商务信函 1.商务信函的要求 （3）简洁 写信如同写作文，同样讲究言简意赅、适可而止。在一般情况下，写信应当“有事言事，言罢即止”。 当然，还应当避免为使书信简洁而矫枉过正，过分地惜墨如金，而使书信通篇冰冷乏味，走向另一个极端。 （4）正确 在书写商务信函时，不论是称 ... ...
