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课件网) 第三章 办公室日常事务管理 第一节 办公环境的维护与管理 （一）构成办公环境的要素 （二）秘书对办公责任区的管理 一、办公室环境的构成 1．空气环境：办公室内要有良好的通风条件，室内的通风和良好的空气条件，将能够提高秘书工作的效率。办公室内的温度要适宜，可根据天气设置供暖供冷设备，最好室温不低于16℃。禁止在办公室吸烟，需要时可在工作区外设立吸烟区。 2．光线环境：办公室的光线应充足，局部照明要达到要求，可采取人工光或 人工光与自然光结合等方式。而且灯光不闪烁，直射的窗户应安装挡板或窗帘，注意光线不应引起计算机屏幕的反射。如果长时间在光线不足的办公室里工作，很容易产生视觉疲劳。 3．声音环境：办公室要保持肃静、安宁的气氛，地面、墙面、天花板应有一定的吸音、静音装置。 4．空间环境：办公区建筑必须坚固安全， 办公设备的摆放应整齐，布局要合理，办公室空间及座位空间要适当，座位间要留有通道，在通道的拐角处，要注意桌椅、设备摆放的安全。 5．绿化环境：办公室内摆放一些花木，会使办公室内空气更清新，布置更优雅。 二、秘书对责任区的管理 （一）秘书要经常清洁整理个人的责任区 （二）自觉清洁整理本人参与的公用区域 （三）自觉整理上司的办公区域 （一）秘书要经常清洁整理个人的责任区 内容主要包括： 1、清洁台面、地面、电脑、负责的设备、家具以及门窗墙壁等处； 2、保持办公桌面清洁、整齐、美观，不乱放零散的物品和无用的东西，也不能摆私人的物品； 3、电话按键、听筒和传真机的磁头应经常清洁消毒； 4、来访者用过的茶具应立即清洁干净，并重新摆放好。用完的一次性口杯要及时清走。 5、废纸篓要及时进行清理，涉及组织秘密的任何纸张都不能扔在废纸筒中，而应放入碎纸机中。 （二）自觉清洁整理本人参与的公用区域 内容主要包括： 1、经常清洁整理你使用的复印机、打印机等设备的周围，发现复印纸抽拿零乱，废纸扔在地面等，都要经常参与服务并共同维护； 2、经常清理参与使用的茶水桌，保持桌面、地面无弃物、无水迹，茶具清洁整齐； 3、经常清理参与使用的文件柜、书架、物品柜等家具； 4、注意清理由你负责的接待区或会议室，并在访客离开或会后立即清理，保证在下一个访客或会议前又显现一个清洁整齐的环境。 5、设备、物品和公用资源要摆放有序，自用的办公文具、用品、零散物件应有序的放在抽屉里，用文件夹应整齐地叠放在桌边或直立在文件架上，并贴有标识予以区分，专用的电话应放在左手边方便拿到的位置，以用右手记录留言，电脑、打印机等办公设备宜放置在一起，便于电源接线和管理。用过的电话号码本、火车时刻表、字典、航班表、文件等要放回原处。 （三）自觉整理上司的办公区域 1、经常清洁整理上司的办公桌，将文件整理好，文件柜、书架、百宝阁和各种陈设要经常清洁整理，地面和废纸篓要经常打扫和清倒。 2、经常打扫清洁上司办公室的门窗，每天打开窗户，为上司的办公室通风、调温。 3、经上司授权后，定期对上司的文件柜进行整理，将文件进行归类，将一些无用的文件销毁。 4、注意对上司的办公室进行绿化，适当摆放一些绿色植物。 第三节 识别工作场所和常用设备的隐患 工作场所隐患构成与类型 掌握识别安全隐患的知识 工作场所隐患构成与类型 工作硬环境是由许多方面的因素和条件构成的，诸如工作区的空间、采光、温度、通风、噪音、装修、装饰；工作区的门窗、办公桌椅、文件柜架、各种办公设备、饮水设备、办公用品和耗材；工作所需的文件、资料、档案、书籍等构成。工作场所的温度是否达到了要求；门窗是否严密安全；照明是否满足工作的需要；噪音干扰、空气污染是否超标 ... ...
