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课件网) 第一节 会议工作概述第二节 会议的准备工作第三节 会议中的工作第四节 秘书在会议中的角色和责任第五节 与助手一起工作第六节 会后的工作第五章会议管理工作第一节、会议工作概述一、会议的内涵1、行政管理活动与会议（什么是会议、为什么要召开会议）：所谓会议，指三人以上聚集在一起，有组织有领导地讨论和解决问题的一种活动形式，会议是有组织、有目标、有规则、有秩序、有领导的。会议的目的包括交流信息、集思广益、研究问题、决定对策、协调关系、传达指示、布置工作、表彰先进、鼓舞士气等。会议的基本组成因素包括：目的、时间、会址、主持者、组织者、与会者、议题、议程等。2、会议的功能（集思广益、管理手段、发布信息、监督员工、协调矛盾、解决问题、资源共享）3、会议的管理（主办者、承办者、与会者、嘉宾、其他与会人员）4、会议的质量二、会议的类型与特点会议的类型：股东大会、董事会、经理会、团队会议、谈判会议、企业新闻发布会、展览会、定货会、培训会会议的特点： 合法性、经济性、工具性、服务性、事务性会议策划方案与筹备方案会议时间安排适时高效确定会议地点正确确定与会人员范围准备会议文件资料发放会议通知布置会场准备会议所需物品和设备安排会议的食宿和交通会议经费的预算和使用处理好会议的突发事件第二节 会议的准备工作会议的管理和组织 会前准备 - 策划案的内容会务工作是围绕会议的内容、形式进行的目的、主题、时间、参会人员（类型、人数）、地点、会议日程、议程、人员分工、各项工作负责人、各项活动的推进时间等筹备方案的内容会议会址与会场1. 会议地点的选择（交通、安全、费用、景点）2. 会议地点的使用历史3. 会议地点的服务设施4. 会议地点的住宿条件5. 会议地点的工作人员6. 会议会场的格局7. 会议会场与策划的关系会议会址与会场会议的成本控制会议的经费预算会议的经费计划审核会议的付费与支出会议成本控制会议经济与会议策划会议文件的准备会议文件的主要类型会议通知的拟制与发送会议文件的拟写（邀请函、新闻发言稿、会谈方案、展览会说明书等）会议文件的印制与分发会议文件的保密与管理会议文件的准备会议的食宿与交通安排会议的餐饮安排会议的住宿安排会议的交通安排签到引导座位迎宾接待安排食宿会场管理会议协调会议记录会议简报和资料会议信息和宣传会议会中的联络工作（ 商务会议联络主要方面、主要方法、工具和途径）会议会中的宣传工作与公共关系会议经费的管理和支付会议中的工作第三节第四节秘书在会议中的角色与职责秘书在会议过程中的主要工作会议记录工作秘书参与会议注意 事项会议的组织和管理 会务的实施-签到关键点：住房钥匙签到台住房分配其他 会议的组织和管理 会务的实施-开会期间开会期间的工作 与餐厅的联系 与会场的联系 与服务台的联系 与客房部的联系 处理突发事件会议议程和日程的安排1．会议议程会议议程是为完成议题而做出的顺序计划，即会议所要讨论、解决的问题的大致安排。会议主持人要根据议程主持会议。拟定会议议程是秘书人员的任务，通常由秘书拟写议程草稿，经上司批准后，复印分发给所有与会者。2．会议日程会议日程就是根据会议议程对会议逐日作出的具体安排，是会议全程各项活动和与会者安排个人时间的参考依据。会议日程的制订要明确具体，准确无误。一般采用简短文字或表格形式，将会议时间划分为上午、下午、晚上三个单元，使人一目了然。3．会议议程和日程安排应注意的问题（1）要把握会议目的，即了解会议召开的原因。（2）要保证重要人物能够出席会议。（3）例会原则上要定时召开，且时间不宜过长，一般控制在一个半小时左右，以避免会议效 ... ...
