9.2日程安排 课件(共52张PPT）- 《秘书理论与实务》同步教学（对外经贸大学）

(课件网) 日程安排 本节要点 三、本节小结 二、日程安排 一、时间管理 四、技能训练 时间管理的好坏直接决定着秘书的工作效率和工作前景，秘书应学习先进的时间管理理论，从而为自己的个人发展奠定好良好的基础。 周一上班，秘书小周需要完成以下工作。她迅速地开始逐一工作，搞的手忙脚乱，临近下班时间，仍有部分工作没有完成。 1、给某客户打电话，与对方联系你的上司下周四将与他约会的事宜； 2、为下午部门经理会议所要讨论的报告复印每人一份（8人，每份10页）及会议日程表； 3、向人力资源部门写报告，申请今年的休假日； 4、复印一份将给某客户的答复信以备存，原件邮寄给对方； 5、拆封、分类和传递今天收到的邮件； 6、布置下午要使用的会议室，准备茶水和咖啡； 7、为上司预订周末去天津的火车票（北京出发）； 8、将财务部新发的办公经费报销规定复印一份备存，原件放置文件传阅夹中个部门同事传阅； 9、在做这些事情的同时，她还接待了3位访客、接应电话等事宜。 案例分析 一、时间管理 （一）时间管理的陷阱 （二）跨越时间陷阱 （三）ABC时间管理法 （一）时间管理的陷阱 1、猪八戒踩西瓜皮———滑到哪里是哪里 2、不好意思拒绝别人 3、“反正时间还早”———拖延 4、文件满桌病 5、喋喋不休的“电话粥” 6、源源不断的信息 1.猪八戒踩西瓜皮———滑到哪里是哪里 没时间做计划 工作是程序化，规律化，根本没必要做计划 计划常常被打断 不喜欢被计划束缚 “船到桥头自然直” 建立明确的目标并排列好先后顺序，制定出十年以上的长期目标、五年时十年的中期目标和一至五年需实现的短期目标。特别是每天抽出一定时间列出一天计划。 2. 不好意思拒绝别人 ———接受请托比拒绝更容易 ———拒绝请托会触怒请托者从而导致请托者报复 ———我想做一个广受爱戴的人 ———我不懂得如何拒绝 3．“反正时间还早”———拖延 帕金森定律 工作会自动地膨胀占满所有可用的时间。 时间管理陷阱隐含着你可以为一项工作安排过多的时间，如果你给自己安排了充裕的时间从事一项活动，你会放慢你的节奏以使用掉所有分配的时间。 4．文件满桌病 安全感 犹豫的个性 半途而废的工作习惯 个人的喜好 5．喋喋不休的“电话粥” 不分优先顺序打电话 没有充分准备就打重要电话 电话的谈话离题 与喜欢的人打电话，容易失去对时间的控制 6．源源不断的信息 纸张的形式：邮件、传真、备忘录、报纸、杂志、期刊、报告 电子的形式：电子邮件、互联网 声音的形式：面谈、电视、广播、电话 （二）跨越时间陷阱（返回） 要事第一 （ABC法则 ，大石头理论） 以最终的结果来开始行动（以终为始） 学会说“NO！” 办公桌上的清理运动 恰当、有效地使用电话 筛选信息 把办公室变成一个省时工作站。对于自己的办公场所，要精心安排，寻找最佳布局和途径。 （三）ABC时间管理分类法 （重点分类法） 1、分类法的基本原理 事务80%的价值集中在20%的组成部分中，即表现为“关键的少数、次要的多数” 把80%的时间用于20%的工作中（柏拉图法则） 2、列表分析ABC时间管理分类 见表2-1 3、确定ABC工作的先后顺序 4、判断工作的有效性、重要性、关键性、创造性和迫切性 分类 比例 特征 管理要点 A 重要又紧迫 （1）最重要，具有本质上的重要性 （2）最迫切具有时间上的迫切性 （3）有后果 B 重要不紧迫 （1）重要 （2）一般迫切 （3）无大的后果 C 不重要也不紧迫 （1）无关紧要 （2）不迫切 （3）影响小或无后果 不管理 可以忘掉 5、实行ABC时间管理方法的步骤 A 独处。把应做的工作列出清单 B 归类 把清单上的工作分为特殊工作和日常工作 C 分析 三类 D 填写分类表 E 实施 全力以赴投入A类，直到 ... ...