9-1时间管理 课件(共40张PPT）- 《秘书理论与实务》同步教学（对外经贸大学）

(课件网) 时间管理 学习重点 如何夸越时间陷阱 运用时间表进行管理 编制并管理本人和上司的工作日志 1. 要事第一 ABCD法则 办事的优先次序 2. 以终为始 是必须要做的吗？ 不完成会怎样？ 是自己想要的吗？ 和目标直接相关吗？ 回报及收益高吗？ 3. 学会说“NO！” 1.耐心倾听 2.如无法当场决定则要告诉他你要考虑多长 3显示慎重. 4.表情应和颜悦色 5.态度坚定 3. 学会说“NO！”（续） 6.指出拒绝的理由 7.拒绝的是请托而不是他 8.如有可能为他提供其他可行途径 9.切忌透过第三者来拒绝 4.如何对付不速之客 1. 不要采行无条件的‘门户开放政策’ 2. 授权秘书对约会事宜作初步之安排 3. 授权秘书甄别并拦截来客。 4. 规定接见部属之时间。 4.如何对付不速之客（续） 6. 在办公室外接见外界不速之客。 7. 站立会客。 8. 让秘书控制会谈时间。 限时面谈。 10. 宁可提早上班，但不要延迟下班。 11. 定期与部属会面。 5．如何减少冗长会议 会议前 会议中 会议后 6．办公桌上的“5 S”运动 整理废纸篓的作用 文件存档系统 “各就各位”的摆置 集中精力做一件事 不要总是重复处理同一文件 不要为了表面的整洁而塞入一处 下班前的清理 整理 整顿 清扫 清洁 修养 　5S管理起源于日本，是指在生产现场中对人员、机器、材料、方法等生产要素进行有效的管理，这是日本企业独特的一种管理办法。“5S”是整理（Seiri）、整顿（Seiton）、清扫（Seiso）、清洁（Seikeetsu）和素养（Shit- suke）这5个词的缩写。因为这5个词日语中罗马拼音的第一个字母都是“S”，所以简称为“5S”，开展以整理、整顿、清扫、清洁和素养为内容的活动，称为“5S”活动。 5S管理的含义 它的具体类型内容和典型的意思就是倒掉垃圾和仓库长期不要的东西。 ■整理 就是区分必需和非必需品，现场不放置非必需品： △将混乱的状态收拾成井然有序的状态 △5S管理是为了改善企业的体质 △整理也是为了改善企业的体质 ■整顿就是能在30秒内找到要找的东西，将寻找必需品的时间减少为零： △能迅速取出 △能立即使用 △处于能节约的状态 ■清扫 将岗位保持在无垃圾、无灰尘、干净整洁的状态， 清扫的对象： △地板、天花板、墙壁、工具架、橱柜等 △机器、工具、测量用具等 ■清洁 将整理、整顿、清扫进行到底，并且制度化；管理公开化，透明化。 ■修养 对于规定了的事，大家都要认真地遵守执行。 △典型例子就是要求严守标准，强调的是团队精神 △养成良好的5S管理的习惯 四、时间管理矩阵图 ·危机 ·紧急的问题 ·有限期的任务、会议 准备事项 ·准备事项 ·预防工作 ·价值观的澄清 ·计划 关系的建立 ·真正的休闲充电 ·授能自主管理 ·干扰，一些电话 ·一些信件、报告 ·许多紧急事件 ·许多凑热闹的活动 ·细琐、忙碌的工作 ·一些电话 ·浪费时间的事 ·“逃避性”活动 ·无关紧要的信件 ·看太多的电视 不紧急 紧急 重要 不重要 A B C D 五、时间管理的工具 工作中,有哪些工具可以用来管理时间 1、时间表 2、闹钟 3、效率手册 4、商务通 5、值班表 时间表有哪些种类呢？ （电子表格 ） 年度计划表 月度计划表 季度计划表 周计划表 日程表 工作日志 编制日程表时应注意以下事项： 1、注意轻重缓急 2、预约 3、留有余地 4、内外兼顾 5、行踪保密 6、提高效率 7、领导同意 日程安排表 工作条理性训练 周一上班,行政助理小李需要完成以下工作: 1、给某客户打电话，与对方联系自己的领导下周四将与他约会的事宜； 2、为下午部门经理会议复印所要讨论的报告及会议日程表，每人一份（8人，每份10页） 3、向人资部门写报告，申请今年的休假。 4、复印一份将给某客户的答复信以备存，原件邮寄给对方 5、拆封、 ... ...