任务四 制作邮件合并类文档 课件(共28张PPT)——2024-2025学年《信息技术（基础模块）》（电子工业出版社）

(课件网) 文档处理 《信息技术》 WORD 任务目标 01 制作基础类文档 02 编辑表格类文档 03 制作宣传类文档 04 制作邮件合并类文档 05 制作长文档 《信息技术》 任务四 制作邮件合并类文档 文档处理 任务目标 01 任务描述 02 技术分析 03 示例演示 04 任务实现 05 能力拓展 任务描述 任务四 制作邮件合并类文档 01 任务描述 小刘毕业十多年了，想组织一个同学聚会，他想了一下，聚会要组织好，首先需要有邀请函，然后需要聚会请柬，另外同学们都分布在不同的省市，所以还需要制作一个信封，Word的邮件合并功能都可以满足这次聚会制作的要求，并且还很方便，所以小刘决定用邮件合并的方法来完成此次的聚会请柬以及邀请函和信封。 技术分析 熟悉 主文档,数据源,合并域的操作方法. 02 1.邮件合并的概念 在日常的工作中，我们经常会遇到一些主要内容相同，只有小部分数据有变化的文件，如录取通知书、邀请函、准考证等，如果单独制作的话会非常的耗时间、精力，并且工作效率很低。如果我们利用Word的邮件合并功能来制作文档的话，可以节约大量的时间，工作效率也可以大大的提高。 在Office中，先建立两个文档：一个是Word文档，他包括所有文件共有内容的主文档，另一个是Excel文档，他包括变化信息的数据源，然后使用邮件合并功能在主文档中插入变化的信息，合成后的文件用户可以保存为Word文档，可以打印出来，也可以以邮件形式发出去 。 2.主文档 一般来说，主文档的文件中包含着每个分类文档所共有的标准文字和图形，即文档中内容是固定不变的，例如，信件的内容部分，不包括姓名等可以变化的部分。建立主文档的操作很简单，就和平时制作Word文档一样，我们首先就要创建主文档，这样有利于我们在右键合并时更好的布局。 3.数据源 数据源就是数据记录表，单击“邮件”选项卡→“开始邮件合并”组→“选择收件人”按钮。如果没有数据源，则请选择“键入新列表”命令，然后使用打开的表单来创建列表，列表以数据库 (*.mdb) 文件的形式保存，该文件可重复使用。 如果有数据源，我们可以选择“使用现有列表”命令，现有列表可以是 Excel 电子表格、Access 数据库，或者某种其他类型的数据库。 4.插入合并域 插入合并域是可以在主文档的相应位置插入的字段，就是我们要插入的数据源，他会随着数据源里的数据的变化而变化。单击“邮件”选项卡→“编写和插入域”组 →“插入合并域”下拉按钮，在主文档里先定位好，然后选择相应字段单击鼠标左键即可完成该操作。 示例演示 制作邀请函 小刘大学毕业15年了，非常希望能组织一下同学聚会，于是联系了一起读大学时期同学，他决定制作一份邀请函，但是一份一份的制作很花时间，通过Word的邮件合并功能制作来完成可大幅提高效率。 1．制作”主文档” 打开素材文件 2．选择文档类型 单击“邮件”选项卡→“开始邮件合并”组→“开始邮件合并”按钮，在下拉列表中单击“信函”按钮。 3．选择数据源 单击“邮件”选项卡→“开始邮件合并”组→“选择收件人”按钮→“使用现有列表”选项，选择所需的“邀请名单. xlsx”文件。 4．插入合并域 将鼠标定位到“同学：你好”的左边，在“邮件”选项卡→“编写和插入域”组→“插入合并域”按钮，在弹出的下拉列表中选择“姓名”，点击“姓名”后，在“邀请函”文档的“同学：你好”的左侧就会出现带有“《姓名》”的“姓名”，这些“《姓名》”合并后是不会显示在文档中，它的作用是区分域和普通文本。 5．完成合并 单击“完成”组中的“完成并合并”按钮，在弹出的命令框中选择“编辑单个文档”命令→“合并到新文档”对话框→“全部”，单击“确定”按钮，即可完成邮件合并。如果要在“同学 ... ...