4.5使用电子表格批处理数据 课件(共19张PPT) 2023—2024学年粤高教版（B版）初中信息技术七年级上册

(课件网) Nice 使用电子表格 批处理数据 第四章 第五节 目录 CONTEN C O N T E N 准备“数据源”表格 01 认识和使用文本连接符 02 进行“邮件合并” 03 将原始数据进行排序，按照成绩由高到低的顺序，选出前十名的选手，将其数据复制到决赛名单的表格中，为邮件合并做好“数据源”的准备。 01 准备“数据源”表格 准备“数据源” 将原始数据排序，按照成绩由高到低的顺序（降序），选出前十名的选手，并设置奖项，特等奖1名、一等奖2名、二等奖3名、三等奖4名，其余选手数据删除。最后插入一列新的表格，命名为“班级”。 文本连接运算符“&”可以利用它构建的公式，把指定的字符、单元格内容连接起来，生成新的数据项，从而避免手动输入的繁琐过程。 02 认识和使用文本连接符“&” 文本连接符的使用 单元格与单元格内容的连接 用法：“=单元格1&单元格2”，如下图，C2=中国加油！ 单元格与非单元格内容的连接 用法：“=单元格&“非单元格内容”注意：其他内容需要加上“” 双引号“”需在英文输入法状态下 班级=年级&班别 如：要得到初一（4）应在D2单元格内输入：=B2&“（”&C2&“）”，再使用填充柄向下填充其他单元格 文本连接符的使用 任务一 1.对成绩进行“降序”排列，选出特等奖及一二三等奖。 2.在“姓名”前插入一列表格，表头名称为“班级” 3.使用文本连接符“&”将“班级”一列进行填充 注意：特等奖1名、一等奖2名、二等奖3名、三等奖4名 将10名之后的选手信息删除，即只保留获得奖项选手的数据。 制作主文档 根据证书或奖状大小，设置相应的页面大小和页边距等。 打开“WPS文字” 步骤一 输入证书中的文字并进行编辑排版，注意要在个人相关信息内容上留空白，以备后续填充。 编辑奖状内容 步骤二 将制作好的文档保存为.docx格式，以备后续使用。 保存为.docx格式 步骤三 主文档样式 在“WPS文字”中，使用“邮件合并”功能可以使数据之间建立“数据共享”关系。 03 邮件合并 邮件合并的流程 要注意邮件合并前要准备好两个文件，一个是数据源的电子表格，一个是WPS文字的主文档样式文档。 tip 在【引用】选项卡下选择“邮件合并”功能菜单。 tip ② ① ③ ④ ⑤ ⑥ 打开数据源 ① ② ③ ④ 以相同的操作将所有需要填充的区域都实行插入合并域的操作。 先将光标放在需要填充数据的区域 点击插入合并域 选择相对应的数据库域的单元格 点击插入后关闭此窗口 插入合并域 ① ② 查看合并数据 ② 合并到新文档 ① 任务二 1.打开获奖证书主文档，插入合并域 2.查看合并数据，检查信息是否有误 3.合并到新文档，生成所有选手的奖状 注意：生成新文档时，可根据合并数据记录，选择适合的合并文档。 使用邮件合并可以批量处理类似的文档，如贺卡、通知书、证书等等，它可以解决生活中单一重复的实际问题，提升工作效率。 邮件合并的应用 ... ...