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课件网) 怎样写英文邮件 商务英语电子邮件写作应遵循的5C原则： Correctness 正确 Conciseness 简明 Completeness 完整 Clearness 清晰 Courtesy 谦恭 Hi, ① I'm sorry about this. ② Now,we have been clear about the problem about our system. ③ There is a new colleague joining our team,and he will arrange for checking the system. ④ Because he is busy with another requirement now,he will give us the optimal plan after finishing that one. Regards! Samples of :-( Email ① 语句不完整，this指什么？ ② 同一个句子中连续出现2个about，重复。后一个应该为of，表示从属关系； ③ 英文书信中标点后面必须空一格； ④ 语句表达不合理，在发信方对于出现的问题十分焦急的情况下应告知对方承诺解决的时间以及相应的计划等，不能用责任人不在或没有时间来推脱； ⑤ 整片邮件的格式（称呼、落款等）不规范。 Dear Mr. XXX, I‘m sorry about the problem of our system. I sincerely apologize for it and we’ll try our best to solve the problem in a week. （此处可加上具体的解决方案） Please contact me if you have any question. Best Regards， XXX 1.0 Email基本构成 主题 Subject 称呼 Salutation 正文 Body 附件 Attachment 结束语与签名Complimentary Close &Signature 抄送和密送 CC & BCC 保密、免责、环保、安全提醒和其他公司文化 2.0 格式 格式须知： 1. 齐头式结构在商务英语中比较流行，尤其普遍运用于电子邮件的交流中，其特点是所有段落的第一行都顶格写，段与段之间空一行，另外称呼、落款等也都顶格写。 2. 段落之间应使用双倍行距。 称呼 正文 结束语 标题表意不明… 标题多个主题… 空白标题... 标题太长… 1.主题框内容太长？ YES: Supplier training NO: Professional trainees form sister company should abide by rule of local company 2.主题框内容含糊不清？ YES: Tomorrow’s meeting canceled NO: News about the meeting 主题要求： 简要概括e-mail内容，可以是一个单词，名词性短语，也可以是完整句。不超过35个字母；忌空白！ 还可以开头加上URGENT或者FYI（For Your Information，供参考），如：URGENT：Submit your report today！（适度用） 3.0 主题 4.0称呼 称呼原则： 如果对方有职务或者职称，应按职务或职称尊称，如：Doctor， Professor等 一般从第一行的顶格写起，在称呼后面一般用逗号 1. Dear Sir,：「敬启者」，用在「只知其人不知其名」的状况下。 2. Dear Madam,：「亲爱的小姐」，表示对不分已婚或未婚也不知其名女 士的称呼。 3. Dear Mr.[Mrs.] Wang,：「亲爱的王先生[王太太]」，用在知道对方的姓氏。 4. Dear Miss Jones,：「亲爱的琼斯小姐」，表示对未婚女士的称呼。 5. Dear Ms. Jones,：「亲爱的琼斯小姐」，表示无法确定对方是否已婚或未婚的女士称呼。 6. Dear Doctor Wang,：「亲爱的王博士」，用在知道对方的职称。 7. To whom it may concern,：「贵宝号钧鉴」，用在不知道收件者是谁或写给公司、部门时使用。 8. Hi Chris, ：「嗨，克里斯」，用在与对方有一定的交情的情况。 实际上，国际上日常商务交往现已通用“Hi”，而不是Dear，哪怕是第一次联系。 Dear通常用在正式的通知邮件，比如银行账单、销售广告（Dear Customer，Dear Investor） 4.0称呼 4.0 开场白 主动写出 邮件开头澄清你的来意非常重要，这样才能更好的引出邮件的主要内容； ① I am writing to enquire about … ② I am writing in reference to … 2. 回复邮件 以感谢开头的开场白会让对方感到比 ... ...
